Tugas Pengantar Administrasi Perkantoran BAB Otomatisasi Dalam Administrasi Perkantoran

Tugas Pengantar Administrasi Perkantoran

BAB Otomatisasi Dalam Administrasi Perkantoran

Evaluasi

A.     Plihan Ganda

1.       A                                             11. d

2.       B                                             12.a

3.       C                                             13.c

4.       B                                             14.a

5.       A                                             15.d

6.       C                                             16.d

7.       A                                             17.a

8.       B                                             18.a

9.       E                                             19.d

10.   D                                             20.e

B.     Essay

1.       Tuliskan dua pengertian otomatisasi kantor menurut para ahli

Ø  Menurut G.R Terry , otomatisasi berarti pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia, kecuali untuk menekan tombol bergerak. Pengaturan tersebut menggunakan peralatan atau mesin-mesin yang memiliki kecepatan tinggi. Dalam artian yan sangat nyata, otomatisasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luarb perusahaan.

Ø  Menurut MC Leod otomatisasi kantor adalah semua system elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komukasi kepada dari orang yang ebrada dalam atau di luar perusahaan.

2.       Tuliskan pengertian otomatisasi kantor sesuai dengan Surat Keputusan No. 13/KEP/. PAN/1/2003 tentang pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Internet di mlingkungan instansi Pemerintah.

Ø  Otomatisasi perkantoran diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office). Artinya , keberadaan aplikasi perkantoran mengganti proses admistrasi berbasis manual dengan berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokan (LAN).

3.       Jelaskan pengrtian otomatisasi kantor bedasarkan pemahaman anda.

Ø  Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

4.       Tuliskan lima tujuan otomatisasi kantor.

Ø  Menggabungkan penerapan teknologi. Adanya penggunaan beberapa teknologi dalam satu kehiatan , seperti adanya kegiatan video conference yang menggunakan peralatan elektronik berupa televise untuk menghubungkan para perseta conference yang tersebar luas.

Ø  Memperbaruhi proses pelaksanaan pekerjaan kantor. Memungkinkan suatu peoses pekerjaan kantor mengalami perubahan atau perkembangan kea rah yang lebih baik dengan cepat.

Ø  Meningkatkan produktivitas dan efektifitas pekerjaan. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, terutama yang berorientasi profit atau kleuntunga, produktivitas kerja menjadi target yang harus dicapai.

Ø  Meningkatkan komunikasi yang bari antar menejer. Dalam stu perusahaan, para enejer sering harus kali berkoordinasi dan bekerja sama.

Ø  Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat. Dalam perusahaan sering kali harus mengambil keputusan yang cepat dan tepat.

5.        Jelaskna kaitan otomatisasi kantor dalam peningkatan komunikasi yang baik.

Ø  Pada otomatisasi ditekankan pada peningkatan penggunaan mesin mesin yang semakin canggih yang semakin menjunjang produktivitas menjadi lebih cepat. Hal ini sangan membantu pekerjaan pada bidang di dalam perusahaan. Output yang baik dengan jangkauan aktivitas bersama dengan perusahaan lain dengan media yang semakin canggih. Hal ini juga sangat diterima oleh kebanyakan perusahaan karena hasilnya yang mengguntungkan.

6.       Tuliskan tiga manfaat otomatisasi kantor.

Ø  Pendapatan yang lebih tinggi. Contohnya, sebelum menerapkan otomatisasi, pimpinan PT KAI mengatakan bahwa perusahaan merugi, meskipun penumpang selalu berjejal, akan tetapi, setelah adanya perubahan system dalam proses kerja dan diterapkanya otomatisasi dalam penjualan tiket, PT KAI manpu mendapatkan keuntungan dan memberikan pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya.

Ø  Membantu pemecahan masalah dalam tim. Maslah dapat terjadi dimana saja, kapan saja, dan menimpa siapa saja, tidak terkecuali mereka yang berkerja sama dalam sebuah tin kerja. Otomatisasi kantor dapat membantu memecahkan masalah , terutama dalam hal komukasi.

Ø  Membantu dalam komunikasi bisnis. Kegiatan dengan relasi sangat diperlukan dalan menjalin hubungan yang baik. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga hubungan yang berkelanjutan dalam waktu yang lama.

7.       Jelaskan peran otomatisasi kantor dalam menyelesaikan masalah dalam tim.

Ø  Tim yang ada dalam perusahaan atau organisasi tidak pasti ada dalan satu kanotr, setiap bagian ada yang tersebar luas diberbagai daerah. Hal ini memungkinkan harusnya ada komunikasi yang lancer antar bagian tersebut. Otomatisasi yang membawa kecanggihan mesin mesin media disini berperan sebagai perantara yang baik. Dan dalam tim juga dibutuhkan kekompakan sehingga pencapain tugas bias terselesaikan dengan cepat dan tepat guna.

8.       Tuliskan beberapa contoh perubahan dibidang administrasi perkanotran akibat adanya otomatisasi kantor.

Ø  Contoh dibidang komunikasi informasi. Salah satu penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat ini adalah penggunaan Video Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video Conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat.

9.       Tuliskan lima dampak positif otomatisasi kantor.

Ø  Pekerjaan lebih cepat dan rapi

Ø  Penanganan informasi lebih mudah

Ø  Kesalahan-kesalahan dapat diperbaiki dengan cepat

Ø  Bertambahnya kesempatan pekerjaan dalam bidang pemeliharaan peralatan

Ø  Waktu kerja menjadi lebih singkat

Ø  Pekerjaan menjadi lebih ringan, dan

Ø  Pelayanan perkantoran lebih luwes.

10.   Tuliskan lima dampak negatif  otomatisasi kantor.

Ø  Karyawan cenderung bergantung pada mesin (machine minded)

Ø  Timbulnya maslah kesehatan bagi karyawan

Ø  Berkurangnyam interaksi dengan sesame karyawan

Ø  Berimplikasi terhadap perusahaan

Ø  Diperlukan waktu untuk beradaptasi dengan perubahan

Ø  Menimbulkan keresahan dipihak karyawan, dan

Ø  Belum tersedia software yang dibutuhkan