Tugas Pengantar Administrasi Perkantoran
BAB Otomatisasi Dalam Administrasi
Perkantoran
Evaluasi
A.
Plihan Ganda
1. A 11.
d
2.
B 12.a
3. C 13.c
4. B 14.a
5. A 15.d
6. C 16.d
7. A 17.a
8. B 18.a
9. E 19.d
10. D 20.e
B.
Essay
1. Tuliskan dua pengertian otomatisasi
kantor menurut para ahli
Ø
Menurut
G.R Terry , otomatisasi berarti pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang
dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia, kecuali untuk menekan tombol
bergerak. Pengaturan tersebut menggunakan peralatan atau mesin-mesin yang
memiliki kecepatan tinggi. Dalam artian yan sangat nyata, otomatisasi informasi
kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luarb perusahaan.
Ø
Menurut
MC Leod otomatisasi kantor adalah semua system elektronik formal dan informal,
terutama yang berkaitan dengan komukasi kepada dari orang yang ebrada dalam
atau di luar perusahaan.
2. Tuliskan pengertian otomatisasi kantor
sesuai dengan Surat Keputusan No. 13/KEP/. PAN/1/2003 tentang pedoman Umum
Perkantoran Elektronis Lingkup Internet di mlingkungan instansi Pemerintah.
Ø
Otomatisasi
perkantoran diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic
office). Artinya , keberadaan aplikasi perkantoran mengganti proses admistrasi
berbasis manual dengan berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas
jaringan lokan (LAN).
3. Jelaskan pengrtian otomatisasi kantor
bedasarkan pemahaman anda.
Ø
Otomatisasi
Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas
pekerjaan.
4. Tuliskan lima tujuan otomatisasi kantor.
Ø
Menggabungkan
penerapan teknologi. Adanya penggunaan beberapa teknologi dalam satu kehiatan ,
seperti adanya kegiatan video conference yang menggunakan peralatan elektronik
berupa televise untuk menghubungkan para perseta conference yang tersebar luas.
Ø
Memperbaruhi
proses pelaksanaan pekerjaan kantor. Memungkinkan suatu peoses pekerjaan kantor
mengalami perubahan atau perkembangan kea rah yang lebih baik dengan cepat.
Ø
Meningkatkan
produktivitas dan efektifitas pekerjaan. Dalam suatu organisasi atau perusahaan,
terutama yang berorientasi profit atau kleuntunga, produktivitas kerja menjadi
target yang harus dicapai.
Ø
Meningkatkan
komunikasi yang bari antar menejer. Dalam stu perusahaan, para enejer sering
harus kali berkoordinasi dan bekerja sama.
Ø
Mendukung
pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat. Dalam perusahaan sering kali
harus mengambil keputusan yang cepat dan tepat.
5. Jelaskna kaitan otomatisasi kantor dalam peningkatan
komunikasi yang baik.
Ø
Pada
otomatisasi ditekankan pada peningkatan penggunaan mesin mesin yang semakin
canggih yang semakin menjunjang produktivitas menjadi lebih cepat. Hal ini
sangan membantu pekerjaan pada bidang di dalam perusahaan. Output yang baik
dengan jangkauan aktivitas bersama dengan perusahaan lain dengan media yang semakin
canggih. Hal ini juga sangat diterima oleh kebanyakan perusahaan karena
hasilnya yang mengguntungkan.
6. Tuliskan tiga manfaat otomatisasi kantor.
Ø
Pendapatan
yang lebih tinggi. Contohnya, sebelum menerapkan otomatisasi, pimpinan PT KAI
mengatakan bahwa perusahaan merugi, meskipun penumpang selalu berjejal, akan
tetapi, setelah adanya perubahan system dalam proses kerja dan diterapkanya
otomatisasi dalam penjualan tiket, PT KAI manpu mendapatkan keuntungan dan
memberikan pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya.
Ø
Membantu
pemecahan masalah dalam tim. Maslah dapat terjadi dimana saja, kapan saja, dan
menimpa siapa saja, tidak terkecuali mereka yang berkerja sama dalam sebuah tin
kerja. Otomatisasi kantor dapat membantu memecahkan masalah , terutama dalam
hal komukasi.
Ø
Membantu
dalam komunikasi bisnis. Kegiatan dengan relasi sangat diperlukan dalan
menjalin hubungan yang baik. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga hubungan
yang berkelanjutan dalam waktu yang lama.
7. Jelaskan peran otomatisasi kantor dalam
menyelesaikan masalah dalam tim.
Ø
Tim
yang ada dalam perusahaan atau organisasi tidak pasti ada dalan satu kanotr,
setiap bagian ada yang tersebar luas diberbagai daerah. Hal ini memungkinkan
harusnya ada komunikasi yang lancer antar bagian tersebut. Otomatisasi yang
membawa kecanggihan mesin mesin media disini berperan sebagai perantara yang
baik. Dan dalam tim juga dibutuhkan kekompakan sehingga pencapain tugas bias
terselesaikan dengan cepat dan tepat guna.
8. Tuliskan beberapa contoh perubahan
dibidang administrasi perkanotran akibat adanya otomatisasi kantor.
Ø
Contoh
dibidang komunikasi informasi. Salah satu
penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat ini adalah penggunaan Video
Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih
dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat.
Video Conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk
bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri)
untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat
biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus
bertemu tatap muka di suatu tempat.
9. Tuliskan lima dampak positif otomatisasi
kantor.
Ø
Pekerjaan
lebih cepat dan rapi
Ø
Penanganan
informasi lebih mudah
Ø
Kesalahan-kesalahan
dapat diperbaiki dengan cepat
Ø
Bertambahnya
kesempatan pekerjaan dalam bidang pemeliharaan peralatan
Ø
Waktu
kerja menjadi lebih singkat
Ø
Pekerjaan
menjadi lebih ringan, dan
Ø
Pelayanan
perkantoran lebih luwes.
10. Tuliskan lima dampak negatif otomatisasi kantor.
Ø
Karyawan
cenderung bergantung pada mesin (machine minded)
Ø
Timbulnya
maslah kesehatan bagi karyawan
Ø
Berkurangnyam
interaksi dengan sesame karyawan
Ø
Berimplikasi
terhadap perusahaan
Ø
Diperlukan
waktu untuk beradaptasi dengan perubahan
Ø
Menimbulkan
keresahan dipihak karyawan, dan
Ø
Belum
tersedia software yang dibutuhkan
