materi SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pengertian Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umu, yaitu :

1. Setiap system terdiri dari unsur-unsur.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Menurut Etimologi istilah sistem berasal dari bahasa Yunani, System yang artinya himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama

Pengertian sistem menurut sejumlah para ahli:

1. L. James Havery

Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

2. John Mc Manama

Menurutnya sistem adalah sebuah stuktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.

3. C.W. Churchman

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

4. J.C Hinggins

Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict

Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

Dari pengertian diatas dapat kami simpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen atau elemen yang saling berhubungan atau saling terikat satu sama lain yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.

2. Ruang Lingkup Sistem Informasi

Ruang lingkup sistem informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut, sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya.

Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing

Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989).

2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995).

3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.

3. Tipe Sistem

Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:

• Atas dasar keterbukaan:

1. Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya. Lebih spesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi ;yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol olehsatu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakatn modern.

2. sistem tertutup, sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).

• Atas dasar komponen:

1. Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi. merupakan sistem yang ada secara fisik, sehingga setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem Akuntansi, Sistem Produksi dll.)

2. Sistem non-fisik atau konsep, sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik (Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia)

4. Sub Sistem

Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan. Berikut elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem.

a. Tujuan

Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Yanpa tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan tidak terkendali. Tentu saja tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.

b. Masukan

Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selajutnya menjadi bahan yang diperoses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya: permintaan jasa pelanggan).

c. Proses

Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.

d. Keluaran

Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.

e. Batas

Yang disebut batasan (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup atau kemampuan sistem . sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah took kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh: dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana.

f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.

g. Lingkungan

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bias berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau merugikan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.

5. Sistem dan Organisasi

Organisasi adalah struktur sosial resmi stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output.

Definisi behavioral organisasi adalah kumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus dengan cermat diseimbangkan selama periode waktu tertentu melalui konflik dan resolusi konflik.

Ada beberapa peranan penting sistem informasi dalam organisasi, antara lain:

• meningkatkan kinerja organisasi melalui:

o peningkatan produktivitas

o pengurangan biaya

o peningkatan pengambilan keputusan

o peningkatan layanan ke pelanggan

o pengembangan aplikasi-aplikasi strategis

• mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi

• mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi

• meng-integrasikan subsistem-subsistem

System Informasi dapat Mempengaruhi Organisasi

Teori ekonomi.

• IT mengganti biaya modal dan biaya informasi

• Teknologi system informasi merupakan factor produksi seperti halnya modal dan tenaga kerja

• Teori biaya transaksi menyatakan bahwa perusahaan berusaha mengurangi biaya transaksi.

• IT membantu perusahaan menekan biaya transaksi. Jika biaya transaksi menurun, jumlah karyawan juga mengecil karena semakin murah dan mudah bagi perusahaan untuk membuat kontrak pembelian barang-barang dan jasa di pasar disbanding membuat sendiri produk dan jasanya.

• Teori agensi mengatakan perusahaan memiliki ikatan kontrak di antara bagian-bagian yang harus diawasi dan dikelola.

• IT bias mengurangi biaya agensi, memungkinkan perusahaan untuk tumbuh tanpa menambah biaya pengawasan, dan tanpa menambah tenaga kerja.

Teori Behavioral

• IT membuat organisasi lebih ramping.

• IT mampu mengubah hierarki pengambilan keputusan dengan menekan biaya informasi

• memperluas distribusi informasi

• mempercepat proses pengambilan keputusan

• memfasilitasi pekerja tingkat-bawah untuk membuat keputusan tanpa pengawasan dan meningkatkan efisiensi manajemen

• Rentang pengendalian perusahaan juga akan meningkat

Pada organisasi postindustri, otoritas meningkat bergantung pada pengetahuan dan kompetensi. Jadi, bentuk menjadi ramping karena para pekerja professional cenderung berciri self-managing; dan pengambilan keputusan menjadi lebih terdessentralisasi sementara pengetahuan dan informasi semakin tersebar secara luas.

Teknologi informasi mendorong jaringan task force organisasi dimana kelompok-kelompok professional bertemu baik langsung maupun melalui media elektronik untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Hal ini mengarah pada organisasi virtual, yaitu organisasi yang memanfaatkan jaringan untuk menghubungkan orang, asset, dan gagasan dalam menciptakan dan mendistribusikan produk dan layanan tanpa terbatasi oleh batasan-batsan tradisional organisasi atau lokasi fisik.

System informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.

Tugas Pengantar Administrasi Perkantoran BAB Otomatisasi Dalam Administrasi Perkantoran

Tugas Pengantar Administrasi Perkantoran

BAB Otomatisasi Dalam Administrasi Perkantoran

Evaluasi

A.     Plihan Ganda

1.       A                                             11. d

2.       B                                             12.a

3.       C                                             13.c

4.       B                                             14.a

5.       A                                             15.d

6.       C                                             16.d

7.       A                                             17.a

8.       B                                             18.a

9.       E                                             19.d

10.   D                                             20.e

B.     Essay

1.       Tuliskan dua pengertian otomatisasi kantor menurut para ahli

Ø  Menurut G.R Terry , otomatisasi berarti pengaturan dengan satu mesin atau lebih yang dijalankan tanpa pengikutsertaan manusia, kecuali untuk menekan tombol bergerak. Pengaturan tersebut menggunakan peralatan atau mesin-mesin yang memiliki kecepatan tinggi. Dalam artian yan sangat nyata, otomatisasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam atau di luarb perusahaan.

Ø  Menurut MC Leod otomatisasi kantor adalah semua system elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komukasi kepada dari orang yang ebrada dalam atau di luar perusahaan.

2.       Tuliskan pengertian otomatisasi kantor sesuai dengan Surat Keputusan No. 13/KEP/. PAN/1/2003 tentang pedoman Umum Perkantoran Elektronis Lingkup Internet di mlingkungan instansi Pemerintah.

Ø  Otomatisasi perkantoran diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office). Artinya , keberadaan aplikasi perkantoran mengganti proses admistrasi berbasis manual dengan berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokan (LAN).

3.       Jelaskan pengrtian otomatisasi kantor bedasarkan pemahaman anda.

Ø  Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.

4.       Tuliskan lima tujuan otomatisasi kantor.

Ø  Menggabungkan penerapan teknologi. Adanya penggunaan beberapa teknologi dalam satu kehiatan , seperti adanya kegiatan video conference yang menggunakan peralatan elektronik berupa televise untuk menghubungkan para perseta conference yang tersebar luas.

Ø  Memperbaruhi proses pelaksanaan pekerjaan kantor. Memungkinkan suatu peoses pekerjaan kantor mengalami perubahan atau perkembangan kea rah yang lebih baik dengan cepat.

Ø  Meningkatkan produktivitas dan efektifitas pekerjaan. Dalam suatu organisasi atau perusahaan, terutama yang berorientasi profit atau kleuntunga, produktivitas kerja menjadi target yang harus dicapai.

Ø  Meningkatkan komunikasi yang bari antar menejer. Dalam stu perusahaan, para enejer sering harus kali berkoordinasi dan bekerja sama.

Ø  Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat. Dalam perusahaan sering kali harus mengambil keputusan yang cepat dan tepat.

5.        Jelaskna kaitan otomatisasi kantor dalam peningkatan komunikasi yang baik.

Ø  Pada otomatisasi ditekankan pada peningkatan penggunaan mesin mesin yang semakin canggih yang semakin menjunjang produktivitas menjadi lebih cepat. Hal ini sangan membantu pekerjaan pada bidang di dalam perusahaan. Output yang baik dengan jangkauan aktivitas bersama dengan perusahaan lain dengan media yang semakin canggih. Hal ini juga sangat diterima oleh kebanyakan perusahaan karena hasilnya yang mengguntungkan.

6.       Tuliskan tiga manfaat otomatisasi kantor.

Ø  Pendapatan yang lebih tinggi. Contohnya, sebelum menerapkan otomatisasi, pimpinan PT KAI mengatakan bahwa perusahaan merugi, meskipun penumpang selalu berjejal, akan tetapi, setelah adanya perubahan system dalam proses kerja dan diterapkanya otomatisasi dalam penjualan tiket, PT KAI manpu mendapatkan keuntungan dan memberikan pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya.

Ø  Membantu pemecahan masalah dalam tim. Maslah dapat terjadi dimana saja, kapan saja, dan menimpa siapa saja, tidak terkecuali mereka yang berkerja sama dalam sebuah tin kerja. Otomatisasi kantor dapat membantu memecahkan masalah , terutama dalam hal komukasi.

Ø  Membantu dalam komunikasi bisnis. Kegiatan dengan relasi sangat diperlukan dalan menjalin hubungan yang baik. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga hubungan yang berkelanjutan dalam waktu yang lama.

7.       Jelaskan peran otomatisasi kantor dalam menyelesaikan masalah dalam tim.

Ø  Tim yang ada dalam perusahaan atau organisasi tidak pasti ada dalan satu kanotr, setiap bagian ada yang tersebar luas diberbagai daerah. Hal ini memungkinkan harusnya ada komunikasi yang lancer antar bagian tersebut. Otomatisasi yang membawa kecanggihan mesin mesin media disini berperan sebagai perantara yang baik. Dan dalam tim juga dibutuhkan kekompakan sehingga pencapain tugas bias terselesaikan dengan cepat dan tepat guna.

8.       Tuliskan beberapa contoh perubahan dibidang administrasi perkanotran akibat adanya otomatisasi kantor.

Ø  Contoh dibidang komunikasi informasi. Salah satu penggunaan otomatisasi kantor yang terkenal saat ini adalah penggunaan Video Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video Conference ini sangat berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang terjadi. Teknologi ini tentu saja dapat menghemat biaya, waktu dan tenaga yang sangat besar dibandingkan para manajer tersebut harus bertemu tatap muka di suatu tempat.

9.       Tuliskan lima dampak positif otomatisasi kantor.

Ø  Pekerjaan lebih cepat dan rapi

Ø  Penanganan informasi lebih mudah

Ø  Kesalahan-kesalahan dapat diperbaiki dengan cepat

Ø  Bertambahnya kesempatan pekerjaan dalam bidang pemeliharaan peralatan

Ø  Waktu kerja menjadi lebih singkat

Ø  Pekerjaan menjadi lebih ringan, dan

Ø  Pelayanan perkantoran lebih luwes.

10.   Tuliskan lima dampak negatif  otomatisasi kantor.

Ø  Karyawan cenderung bergantung pada mesin (machine minded)

Ø  Timbulnya maslah kesehatan bagi karyawan

Ø  Berkurangnyam interaksi dengan sesame karyawan

Ø  Berimplikasi terhadap perusahaan

Ø  Diperlukan waktu untuk beradaptasi dengan perubahan

Ø  Menimbulkan keresahan dipihak karyawan, dan

Ø  Belum tersedia software yang dibutuhkan