SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengertian Sistem
Suatu
sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan
yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara
sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan
dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi,
saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci
lebih lanjut pengertian sistem secara umu, yaitu :
1.
Setiap system terdiri dari unsur-unsur.
2.
Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3.
Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4.
Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Menurut
Etimologi istilah sistem berasal dari bahasa Yunani, System yang artinya
himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk
mencapai tujuan bersama
Pengertian
sistem menurut sejumlah para ahli:
1.
L. James Havery
Menurutnya
sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian
komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk
berfungsi sebagai satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah
ditentukan.
2.
John Mc Manama
Menurutnya
sistem adalah sebuah stuktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang
saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai
suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien.
3.
C.W. Churchman
Menurutnya
sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan
seperangkat tujuan.
4.
J.C Hinggins
Sistem
adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
5.
Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya
sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan
dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu
bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
Dari
pengertian diatas dapat kami simpulkan bahwa pengertian sistem adalah suatu
kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen atau elemen yang saling
berhubungan atau saling terikat satu sama lain yang secara bersama mencapai
tujuan-tujuan yang sama.
2. Ruang Lingkup Sistem Informasi
Ruang
lingkup sistem informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal
pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut, sehingga
sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya.
Ruang
lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”,
“informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling
berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai
suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah
departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi,
persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak
eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan
membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi
adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut
menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang
dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.
Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan
kebutuhannya masing-masing
Dari
ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem
informasi manajemen, antara lain :
1.
SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif
dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989).
2.
SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin
terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan
periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi
digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan
untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995).
3.
SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat
waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan
membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif
dan pengendalian (Stoner, 1996)
Dari
definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu
sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan
keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
3. Tipe Sistem
Ada
berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:
•
Atas dasar keterbukaan:
1.
Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya. Lebih spesifik dikenal
juga yang disebut dengan sistem terotomasi ;yang merupakan bagian dari sistem
buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol olehsatu atau lebih komputer
sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakatn modern.
2.
sistem tertutup, sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan
sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur
tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi
kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah
relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
•
Atas dasar komponen:
1.
Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi. merupakan sistem yang ada
secara fisik, sehingga setiap makhluk dapat melihatnya (Sistem Komputer, Sistem
Akuntansi, Sistem Produksi dll.)
2.
Sistem non-fisik atau konsep, sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang
tidak tampak secara fisik (Sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang
menggambarkan hubungan Tuhan dengan Manusia)
4. Sub Sistem
Ada
beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu: tujuan, masukan, proses,
keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta lingkungan.
Berikut elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem.
a.
Tujuan
Setiap
sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah
yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Yanpa tujuan, sistem menjadi
tidak terarah dan tidak terkendali. Tentu saja tujuan antara satu sistem dengan
sistem yang lain berbeda.
b.
Masukan
Masukan
(input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selajutnya
menjadi bahan yang diperoses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud
(tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud
adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya:
permintaan jasa pelanggan).
c.
Proses
Proses
merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan
menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan
produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna, misalnya saja sisa
pembuangan atau limbah pada pabrik kimia, proses dapat berupa bahan mentah.
Pada rumah sakit, proses dapat berupa aktivitas pembedahan pasien.
d.
Keluaran
Keluaran
(output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa
berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
e.
Batas
Yang
disebut batasan (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di
luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup
atau kemampuan sistem . sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan
permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah took kelontong
dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana
dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi
sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh: dengan menjual saham ke
publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbatasan dana.
f.
Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme
pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik
(feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk
mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar
sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
g.
Lingkungan
Lingkungan
adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bias berpengaruh
terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau merugikan sistem itu
sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan
supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang
menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap
kelangsungan hidup sistem.
5. Sistem dan Organisasi
Organisasi
adalah struktur sosial resmi stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari
lingkungan dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output.
Definisi
behavioral organisasi adalah kumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung
jawab yang harus dengan cermat diseimbangkan selama periode waktu tertentu
melalui konflik dan resolusi konflik.
Ada
beberapa peranan penting sistem informasi dalam organisasi, antara lain:
•
meningkatkan kinerja organisasi melalui:
o
peningkatan produktivitas
o
pengurangan biaya
o
peningkatan pengambilan keputusan
o
peningkatan layanan ke pelanggan
o
pengembangan aplikasi-aplikasi strategis
•
mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi
•
mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi
•
meng-integrasikan subsistem-subsistem
System
Informasi dapat Mempengaruhi Organisasi
Teori
ekonomi.
•
IT mengganti biaya modal dan biaya informasi
•
Teknologi system informasi merupakan factor produksi seperti halnya modal dan
tenaga kerja
•
Teori biaya transaksi menyatakan bahwa perusahaan berusaha mengurangi biaya transaksi.
•
IT membantu perusahaan menekan biaya transaksi. Jika biaya transaksi menurun,
jumlah karyawan juga mengecil karena semakin murah dan mudah bagi perusahaan
untuk membuat kontrak pembelian barang-barang dan jasa di pasar disbanding
membuat sendiri produk dan jasanya.
•
Teori agensi mengatakan perusahaan memiliki ikatan kontrak di antara
bagian-bagian yang harus diawasi dan dikelola.
•
IT bias mengurangi biaya agensi, memungkinkan perusahaan untuk tumbuh tanpa
menambah biaya pengawasan, dan tanpa menambah tenaga kerja.
Teori
Behavioral
•
IT membuat organisasi lebih ramping.
•
IT mampu mengubah hierarki pengambilan keputusan dengan menekan biaya informasi
•
memperluas distribusi informasi
•
mempercepat proses pengambilan keputusan
•
memfasilitasi pekerja tingkat-bawah untuk membuat keputusan tanpa pengawasan
dan meningkatkan efisiensi manajemen
•
Rentang pengendalian perusahaan juga akan meningkat
Pada
organisasi postindustri, otoritas meningkat bergantung pada pengetahuan dan
kompetensi. Jadi, bentuk menjadi ramping karena para pekerja professional
cenderung berciri self-managing; dan pengambilan keputusan menjadi lebih
terdessentralisasi sementara pengetahuan dan informasi semakin tersebar secara
luas.
Teknologi
informasi mendorong jaringan task force organisasi dimana kelompok-kelompok
professional bertemu baik langsung maupun melalui media elektronik untuk
menyelesaikan pekerjaan tertentu. Hal ini mengarah pada organisasi virtual,
yaitu organisasi yang memanfaatkan jaringan untuk menghubungkan orang, asset,
dan gagasan dalam menciptakan dan mendistribusikan produk dan layanan tanpa
terbatasi oleh batasan-batsan tradisional organisasi atau lokasi fisik.
System
informasi terkait dengan politik organisasi karena mempengaruhi akses ke sumber
utama, yaitu informasi. System informasi berpotensi mengubah struktur, budaya,
politik, dan kerja organisasi. Alasan paling umum dari kegagalan proyek-proyek
besar mengarah kepada hambatan perubahan politikal dan organisasional.
